1. L’identité et les coordonnées du responsable du traitement

La Sambrienne, société coopérative à responsabilité limitée agréée par la Société wallonne du Logement, numéro d’agrément 5440, dont le numéro d’entreprise est le 0401.661.459 (RPM de Charleroi) et dont le siège social est situé Rue Trieu Kaisin 70, 6061 Charleroi, est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

2. Les coordonnées du délégué à la protection des données

La Sambrienne a désigné un délégué à la protection des données (DPO). Le DPO a notamment une mission d’information et de contrôle du respect du RGPD. Il s’assure que l’ensemble du personnel agit avec professionnalisme et confidentialité. Il est également la personne de contact pour répondre à vos questions quant à l’application du RGPD. Vous pouvez le contacter par mail à l’adresse dpo@lasambrienne.be ou par courrier postal à l’adresse repris ci-avant.

3. Les finalités et la base juridique du traitement

Les données collectées par le biais du « formulaire en ligne de renouvellement de demande de location pour un logement social » seront traitées par La Sambrienne aux fins :

• De confirmer le renouvellement de votre demande de candidature à un logement social ;
• D’effectuer le bon suivi administratif de votre demande de renouvellement et de votre dossier de candidat locataire ; ainsi que de
• De maintenir à jour le registre des candidatures.

Le traitement trouve son fondement dans les articles 6. 1. e) du RGPD et 14 de l’AGW du 6 septembre 2007 organisant la location des logements gérés par la Société wallonne du Logement ou par les sociétés de logement de service public. Il est nécessaire à l’exécution de la mission d’intérêt public dont est investie La Sambrienne en tant que société de logement de service public agréée par la SWL.

4. Les catégories de données traitées

Dans le cadre de cette activité de traitement, dont les finalités sont reprises ci-avant, La Sambrienne sera amenée à traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes :

• Données d’identification personnelle (nom et prénoms, adresse de résidence principale, numéro de téléphone, signatures) ;
• Numéro d’identification spécifique à La Sambrienne (code d’accès personnel, numéro de dossier, points de priorité et d’ancienneté, etc.) ;
• Numéro de registre national ;
• Spécificités personnelles (lieu et date de naissance, sexe, état civil, nationalité, date et lieu du décès) ;
• Situation professionnelle (emploi actuel, sans emploi – chômage, intérimaire, contrat de travail ouvrier/employé, indépendant, etc.) ;
• Mentions handicap (date d’effet de reconnaissance du handicap, date de fin d’effet de la reconnaissance (si non permanente et définitive), caractère de l’invalidité/incapacité de travail (permanente, définitive et/ou à durée déterminée ou indéterminée)) (*) ;
• Autres données de santé (état de santé général, santé au travail, enceinte, etc.) (*) ;
• Situation administrative (existence du certificat d’identité et de signature, cohabitation légale, etc.) ;
• Composition du ménage, lien de parenté, certificat de résidence (le cas échéant) ;
• Mention du registre dans lequel les personnes sont inscrites ;
• Numéro d’identification de la sécurité sociale du candidat locataire ;
• Moyens financiers (total des revenus imposables globalement, total des revenus imposables distinctement, rentes alimentaires perçues (dans le cas où elles sont déclarées par le contribuable), rentes alimentaires versées, allocations familiales, …), revenu d’intégration sociale – CPAS, sans revenu, etc.) ;
• Information sur la « propriété » de la personne (un candidat locataire ne peut pas être propriétaire).

Cette liste de catégories de données se veut être la plus complète possible. En cas d’oubli ou de modifications réglementaires, La Sambrienne fera le nécessaire pour y remédier dans les plus brefs délais.

Le traitement des catégories particulières de données, identifiées par un astérisque (*), est en principe interdit. Cette interdiction de principe ne s’applique toutefois pas au responsable du traitement lorsque les données sont traitées aux fins de l’exécution des obligations et de l’exercice des droits propres au responsable du traitement en matière de protection sociale, dans la mesure où ce traitement est autorisé par le droit belge et qui prévoit des garanties appropriées pour les droits fondamentaux et les intérêts de la personne concernée.

La Sambrienne collecte les catégories de données à caractère personnel précitées directement auprès de vous-même ou de votre représentant légal le cas échéant ainsi qu’auprès de sources authentiques publiques à laquelle elle a accès dans le cadre de sa mission d’intérêt public. 

5. Les catégories de destinataires

Les données seront, exclusivement pour ce qui est nécessaires aux finalités précitées, communiquées aux personnes ou organismes suivants :

• les services internes de La Sambrienne amenés à traiter votre demande d’attribution d’un logement ;
• les prestataires de services informatiques de La Sambrienne (Aigles, DocuPost, JotForm, …) ;
• les prestataires de services d’envoi de courriers (IPEX, …) ;
• la société d’archivage de La Sambrienne ;
• la Société wallonne du logement (SWL) ;
• les autres sociétés de logement de service public gestionnaires des communes sur lesquelles vous avez posé un choix (le cas échéant) ;
• le CPAS partenaire (le cas échéant).

Aucune donnée à caractère personnel n’est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires précités ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit belge, tel qu’un juge d’instruction.

En tout état de cause, La Sambrienne ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.

6. Le transfert de données à un destinataire dans un pays tiers

6.1. Transfert de données au sein de l’Espace Economique Européen

Pour les nécessités de certaines activités de traitement, certaines données sont transférées au sein de l’Espace Economique Européen. Au sein de l’Espace Economique Européen, sachez que vos données à caractère personnel bénéficient du même niveau de protection qu’en Belgique.

6.2. Transferts de données hors de l’Espace Economique Européen

Pour les nécessités de certaines actions en lien avec l’activité de traitement concernée, certaines de vos données à caractère personnel sont transférées en dehors de l’Espace Economique Européen.

La Sambrienne transfère vos données à caractère personnel et/ou octroyons l’accès à celles-ci à un sous-traitant, prestataire ou tiers situé dans des Etats non-membres de l’Espace Economique Européen uniquement lorsque :

• Il se situe dans un état qui assure un niveau de protection adéquat en vertu d’une décision d’adéquation prise par la Commission européenne ;
• Des garanties appropriées ont été mises en œuvre conformément au RGPD, comme par exemple :
• La signature des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne pour le transfert des données à caractère personnel vers les sous-traitants établis dans les pays tiers (2010/87/UE) ;
• Le recours à des règles d’entreprises contraignantes approuvées ; ou
• L’application d’un code de conduite approuvé.

Aujourd’hui, les données à caractère personnel que nous transférons directement/indirectement en dehors de l’Espace Economique Européen sont celles traitées par différents prestataires de services informatiques (sous-traitants de La Sambrienne) situés aux Etats-Unis et/ou soumis à la législation américaine.

Remarques : Au vu de la décision d’invalidation du Privacy Shield par le CJUE (affaire « Schrems II »), La Sambrienne suit de près l’évolution politique de cette décision et des alternatives qui s’offrent à elle pour permettre de continuer de transférer des données aux Etats-Unis tout en garantissant un niveau de protection adéquat.

Pour obtenir plus d’informations et/ou une copie des garanties prises, il vous suffit de nous adresser un e-mail à l’adresse dpo@lasambrienne.be en indiquant dans l’objet de votre demande « transferts hors Union Européenne : DACP ». N’oubliez pas également de préciser dans le corps de votre e-mail les renseignements exacts que vous désirez obtenir.

7. La durée de conservation

Les données à caractère personnel vous concernant sont conservées pendant toute la durée de votre candidature, renouvelée et confirmée chaque année par vos soins.

En cas radiation de votre candidature, conformément aux situations prévues par l’arrêté du Gouvernement wallon du 6 septembre 2007 organisant la location des logements gérés par la Société wallonne du Logement ou par les sociétés de logement de service public (par ex. : non-renouvellement annuel de votre demande, refus à deux reprises des propositions de logements, etc.), les données à caractère personnel vous concernant sont conservées pendant une période de 5 ans après la date de radiation de votre dossier, sous réserve de l’application d’autres lois en vigueur.

En cas d’admission de votre candidature et/ou d’acceptation d’un logement, les données à caractères personnel vous concernant sont conservées pendant une période de 10 ans après la clôture de votre dossier, sous réserve de l’application d’autres lois en vigueur.

Les données sont ensuite, soit transférées aux Archives de l’Etat fait l’objet d’un tri préalable, soit éliminées conformément aux dispositions de la loi relative aux archives du 24 juin 1955 (modifiée par la loi du 19 mai 2009).

8. Les droits des personnes concernées

En tant que personne directement concernée par le traitement de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de demander à La Sambrienne l’accès à vos données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement, ou le droit de vous opposer au traitement.

Pour de plus amples informations ou pour exercer vos droits, nous vous invitons à contacter le service candidature de La Sambrienne (info@lasambrienne.be), en charge de la gestion des candidatures, ou directement le DPO, dont les coordonnées sont reprises ci-avant (cfr. point 2).

9. Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

La Sambrienne mettra tout en œuvre pour assurer un suivi dans les meilleurs délais. Au cas où la réponse de La Sambrienne ne donnerait pas entière satisfaction, toute personne concernée a le droit de d’introduire à tout moment une demande d’information, de médiation ou plaintes auprès de l’Autorité de protection des données (APD) si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation du RGPD.

Pour ce faire, des formulaires spécifiques sont disponibles sur le site web de l’APD qu’il vous est demandé de renvoyer :

• Soit par courrier à l’adresse Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles,
• Soit directement via leur site web (https://autoriteprotectiondonnees.be).

10. L’exigence de fourniture des données à caractère personnel

La fourniture des données à caractère personnel portées sur le formulaire en ligne de renouvellement de demande de location pour un logement social à un caractère obligatoire. Le demandeur est tenu de fournir les données à caractère personnel demandées à l’occasion du renouvellement de sa candidature de location au moyen dudit formulaire, accompagné de tous les documents nécessaires à l’établissement de son admissibilité et, le cas échéant, de ses priorités.

La non-fourniture et/ou l’inexactitude des données portées sur le formulaire en ligne de renouvellement de demande de location pour un logement social à un caractère obligatoire pourrai(en)t avoir comme conséquences l’impossibilité pour La Sambrienne de traiter la demande de location et/ou de radier la demande de candidature de l’intéressé.

11. La prise de décision automatisée

Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.